Qué es el VAT number y por qué lo necesitas si vendes en Europa
¿Vendes a clientes en la UE y todavía no tienes un vat number? Mal asunto. No solo te estás metiendo en un lío fiscal, sino que también estás perdiendo ventas y credibilidad. Aquí te explico, con un tono directo y sin florituras, qué es, cómo funciona y por qué es una pieza clave para escalar tu negocio en Europa.
Qué significa tener un vat number y cómo te protege
El vat number (Número de Identificación de IVA) es el identificador que usan las empresas en la Unión Europea para operar en el régimen intracomunitario. En España aparece como ES + tu NIF. Si facturas a empresas en otro país de la UE, este número te permite aplicar la exención de IVA en origen y evitar dobles liquidaciones.
Mejor conversión B2B: las empresas prefieren proveedores con vat number válido porque facilita la facturación y reduce riesgos.
Optimización del cash-flow: evitas adelantarte al IVA que correspondería al país del cliente.
Credibilidad internacional: en networking y pitchs, estar dado de alta demuestra que vas en serio y conoces el compliance.
Cómo funciona en la práctica el vat number (con un toque técnico)
Cuando vendes a otra empresa registrada en la UE, emites factura sin IVA y el cliente autorepercute el impuesto en su país. Esto lo verificas mediante el sistema VIES, que permite comprobar la validez del vat number en tiempo real. Herramientas como Stripe, Quaderno o soluciones de gestión (Sage, Cegid) integran estas comprobaciones en sus pipelines de facturación para automatizar el proceso y reducir errores.
Cómo solicitar tu vat number en España — guía rápida y sin dramas
Paso a paso
Estar dado de alta en Hacienda como autónomo o sociedad (tener NIF).
Presentar el modelo 036/037 marcando la casilla de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Esperar la comprobación de Hacienda y comprobar en VIES que tu número aparece activo.
Puedes hacerlo telemáticamente con certificado digital o Cl@ve. Si te suena a chino, la Cámara de Bilbao y varias gestorías ofrecen ayuda: merece la pena externalizar si lo que quieres es centrarte en ventas y pipeline.
Consejos de experto (mi opinión personal, con experiencia en ventas y networking)
Si tuviera que resumir en tres recomendaciones prácticas, serían estas:
Tráelo al plan estratégico: el vat number no es un trámite contable, es una palanca comercial. Inclúyelo en tu GO‑TO‑MARKET.
Automatiza la comprobación: integra VIES y tu solución de facturación para evitar errores y rechazos en cobro.
Formación interna: tu equipo de ventas debe saber cuándo pedir el vat number del cliente y cómo reflejarlo en el CRM para evitar fricciones en el ciclo de ventas.
No esperes a que Hacienda te lo recuerde. Ponte las pilas, pide tu vat number y conviértelo en una ventaja competitiva. Si quieres, te digo cómo montar un SOP (procedimiento operativo) para que tu equipo de ventas no deje ni una factura mal tramitada. ¿Te interesa que lo dejemos listo para tu negocio?
